协同OA突破了原有OA仅仅是企业办公的一种工具的约束，随着计算机技术、通信技术和网络技术的突飞猛进协同OA越来越表现为是一种有思想、有模式的懂管理的软件。处在知识经济时代的我们通过观察不难发现目前市场上主流的协同OA变革的不仅仅是技术，更多的是将最新的管理思想、管理理念植入其中，使企业在面对外部环境的易变性与复杂性时，突破以往传统的严格的部门分工，打破企业在高速发展过程中呈现出的多项目、跨区域、集团化的发展趋势受时间、地域、部门之间的限制所带来的信息孤岛，从而提升企业的整体竞争力和前进速度。
发展历程
OA是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式。办公自动化没有统一的定义，最后实现提高决策效能的目的。
第1代OA：硬件配置阶段
第2代OA：数据处理自动化阶段
第3代OA：C/S架构下的工作流自动化阶段
第4代OA：无障碍工作流自动化阶段
第5代OA：协同工作型办公自动化（KM1代）
第6代OA：协同发展型办公自动化（KM2代）
核心技术
OA软件的三大核心技术，并称之为引领协同软件发展的三驾马车，它们自下而上依次为：协同平台、工作流、智能报表。
协同平台是协同OA系统的根基，它将实现不同系统和应用间的数据整合、流程整合、信息整合以及管理整合，它具有柔性、弹性、活性的特点，能够快速响应用户的个性化需求和业务发展需求，实现免代码级的快速开发。
工作流是由表单和流程构成的，优秀的工作流系统应该允许用户方便的自定义业务流程和表单，包括严密的权限保护、灵活的条件跳转以及各种复杂的流程流转等。
智能报表的作用是将协同OA系统和其他业务系统中的数据进行提炼、整理和分析，生成各种统计报表和视图，如成本分析、业务分析、人员分析等，为领导者的管理和决策提供精准的数据支持。
OA简介
协同办公(OA)软件就是采用 Internet/Intranet技术，以“工作流”为引擎、以“知识文档”为容器、以“信息门户”为窗口，使企事业单位内部人员方便快捷地共享信息，高效地协同工作；改变过去复杂、低效的手工办公方式，实现迅速、全方位的信息采集、信息处理，为企业的管理和决策提供科学的依据。
基础架构
OA平台基于分层、标准和构件等进行架构，OA平台以领先的四层技术架构，遵循J2EE标准、SOA标准、 WFMC标准、W3C xForm标准、JSR168、WSRP等标准，OA平台部署了大量构件、采用JAVA语言编写、以多维门户形式展现，OA平台支持各种部署模式、各种操作系统、各种数据库和中间件，并具备完备的配置体系、接口体系和插件体系，从而支持未来的扩展空间。
因JBoss的开放性，OA平台支持各种服务器、操作系统、数据库、中间件和应用软件。
OA平台采用标准J2EE结构，由Java语言开发，系统配置由XML技术完成；数据库采用关系型数据库和非关系型数据库分离的技术，同时OA平台支持多种关系数据库，系统通过Java数据库连接服务连接数据库，并使用连接池提高系统性能；通信协议采用HTTP、TCP/IP。
OA平台整个应用划分为三个相对分离的逻辑层，每一层都有一套定义好的接口。第一层为表示层，是展现给工作人员和相关使用者的图形界面，它包含HTML表单、Java Applet、JSP等能够显示数据的任何系统。该界面通过规定的工作流程和接口来完成日常的事务处理和业务流程。
OA平台的中间层（应用逻辑层）是使用者为了获取数据需要（通过表示层）调用的代码。表示层接收到数据后把它格式化并显示出来。OA平台的这种应用逻辑与用户界面的分离极大的提高了应用设计的灵活性。OA平台的可以在不改变应用逻辑的情况下采用不同的图形用户界面，只要应用逻辑层给表示层提供明确定义的接口即可。
OA平台的中间层利用Java语言，以Servlet和Beans等技术实现，其表现形式为组件包，即类库形式。将用户管理、低层数据访问、数据传输以及数据分析等具有抽象适应性的功能等进行封装，按照功能、逻辑和使用等不同方面定义若干个组件包，将其统一规范为核心API（Core API），为上层透明访问提供清晰明确的接口。
技术平台
OA系统的英文全称是：Office Automation System ，意为办公自动化系统。
随着OA应用内容的不断扩展，OA技术也在不断发展，从过去的BASIC+文件系统到VB+ACCESS、DELPHI+ORACLE等等，到基本形成了三大主流技术：
1. .net+关系型数据库（RDB）技术
基于.net+RDB的办公平台则以简单、灵活、易用的特点获得了广泛的市场。.NET是微软的企业级应用开发平台，优势是组件众多，可以搭建个性化的应用。但是由于需要比较专业的开发技术，并且系统的开放性较差，对微软以外的平台兼容性不好，以及版权的原因，所以在绝大多数企业看来并不适用，只有少数外企愿意使用这个技术。
2. SUN的JAVA+RDB技术
JAVA（JBoss标准）以其开放性、与平台无关性引领着技术发展方向，并迅速在各类应用系统中得到广泛应用与推广，在OA领域市场领域不断扩大。
JAVA技术的优势是跨平台、安全稳定、开放性好，尤其是开放性这个特点，使得JAVA顺应时代发展需求，成为OA软件开发商的宠儿，市场上主流的OA软件中，90%以上采用JAVA技术。华天动力OA软件是业内第一个向用户提出需要关注开发技术的厂商，但在2014年以前，这个观点并不为广大用户甚至个别厂商所认同。市场是客观的，它会根据实际需要做出正确的选择，随着用户意识到软件开放性、拓展性、兼容性的重要性，JAVA很快成为企业级管理软件开发的最主要工具。
3.IBM Lotus Domino技术
Lotus自1989年推出，以电子邮件、协同、非结构文档处理、安全机制见长。然而随着OA应用的内涵不断丰富，Domino也暴露出一些明显的弱点，不妨将技术原理相同的.net/JAVA与Domino作一简单的比较(以OA应用为前提)：
.net/JAVA更类似3GL工具，应用功能的实现需要更多的开发或集成，应用的成熟需要不断的进行功能沉淀与积累；而Domino更像4GL工具，提供了业界领先的协同工具、企业级文档处理、文档级安全控制机制、大量的应用模板，使其更擅长办公应用支撑，但面对大量结构化业务信息处理时则显得明显不足。
IBM是OA软件的鼻祖，因此它的Domino技术也在十几年前被视为是OA软件的正统平台，其优势是安全性和稳定性极佳，底层架构很健壮。
但它有两个致命的缺陷，一是开放性很差，很难和其他管理系统进行数据整合；二是技术太复杂，实施、维护、二次开发都需要专业的技术人员来做，导致相关的成本非常高。这两个缺陷导致Domino技术很难适应中国企业的需求。
4.Suo 基于saas的JBoss服务
suo自2006年在上海成立，以真正的软件即是服务的技术理念，将业务流程与审批流程真正的做到了根据需求而变化的流程自动化平台。擅长业务流程及审批流程，最注重与第三方ERP的集成工作，实现目标是将企业的审批流与业务流全部打通，最终形成报表体系，服务于决策。
分析报告
1．OA品牌的领军能力依然脆弱
主流厂商，在经历了着惨烈搏杀的同时，更多的新生公司如雨后春笋，加入到这片红海中，更多的ERP厂商因前几年的诱惑，产品也陆续上市，但依然缺少一枝独秀的、绝对的领军品牌。
2. OA市场红海化促成市场定位的差异化
为了让客户更好的识别，构建各自的核心竞争能力，各OA公司普遍在调整自己的定位，利基市场的开拓成为2012年的重要市场特征。从经济学理论来看，创新是摆脱红海困境的唯一法宝。
3、JAVA平台成为高端OA首选技术路线
JAVA因其跨平台、高性能、安全性、扩展性等优势，已经毫无疑问的成为高端用户的首选技术路线。原来基于.NET、PHP、Domino开发的OA公司，都纷纷开始重新架构JAVA产品。
4、OA市场的区域战争陷入攻坚战和拉锯战中
近几年随着人工成本的大幅攀升，为了控制企业风险，降低运营成本，很多主流OA公司都在转移或者增加新的研发基地。整体来看，各领军厂商的根据地建设、研发中心建设和核心区域布局都已相当完善，预计接下来，二、三线市场可能成为竞争新重点。
5、OA的刚性需求受到危机压制
当今，协同的理念已经深入人心，尤其是很多高端用户在OA信息化方面尝到了甜头，起到了很好的示范作用，加上国家政策的扶持和用户信息化水平的提升，OA软件已经成为组织管理的刚性需求，这是在危机中，OA市场依然可以保持一定的成长速度的原因，但同时，因为此次危机对各行各业的效益都是沉重打击，很多客户，尤其是中小企业，在成本控制方面，首先删掉了信息化预算，这使得OA的刚性需求受到压制。
设计九大要点
一套好OA系统远非增加几个特色功能这么简单，套用孔子“君子有九思”的话，好的OA系统设计也有九个要点！
1. “可行性和适应性”
所谓可行性，是指需求提炼时，应该吻合适合核心需要，满足主要功能，而不是超越当前技术水平放卫星！
所谓适应性，是指产品的实施条件和应用条件，要吻合企业当前的环境，超越环境搞亩产万斤粮的大跃进是注定要失败的。
核心需求的吻合度，是OA价值兑现的保障，用户在工作流程、公文管理等方面的核心需求的满足度是项目成功的基础。
2. “前瞻性和实用性”
OA系统的开发设计，即要考虑到最大限度的增加系统的价值，最大限度的吻合各应用者的需求，充分考虑系统今后功能扩展、应用扩展、集成扩展多层面的延伸，实施过程应始终贯彻面向应用，围绕应用，依靠应用部门，注重实效的方针。同时又要兼顾到成本控制、项目周期控制等因素，因此在功能的部署上也需要遵循实用主义。
3. “先进性和成熟性”
先进的管理理念、技术和方法，可以提升企业的竞争力，延长系统的生命周期，但同时，任何创新都意味着小白兔实验，风险较大，因此又要注意软件系统、硬件设备、开发工具、软件产品的是否成熟，在先进性和成熟性之间找到平衡点，成为价值最大化的关键。
4. “开放性和标准性”
数据孤岛、信息孤岛、应用孤岛，已经成为多年信息化建设后的后遗症，而解决这些孤岛的关键因素在于开放，解决这些孤岛的效率取决于标准化。
如同我们的插座和插头的关系、如同我们的外设和usb口的关系，OA系统是否足够开放和标准化，成为架构设计时首要考虑的问题。
在当前和未来，OA系统需要轻松与各种操作系统、中间件、数据库、业务系统及工具软件进行平滑对接，当前主流的厂商都在这方面做了充分的考量。
5. “可靠性和稳定性”
OA系统里流转了大量的管理数据，因此必须是可靠的，一般的人为和外部的异常事件不应该引起系统的崩溃；当系统出现问题后能在较短的时间内恢复，而且系统的数据是完整的，不会引起数据的不一致。
我们曾对OA系统组织过压力测试，在负载均衡的情况下，3000人同时在线时，系统登陆（包括整个主界面加载）不大于8秒。数据浏览不大于8秒；数据查询不大于8秒；数据统计不大于15秒。
我们还对OA产品，运行在IBM服务器上的稳定性做过测试，基本上可以做到以下几点：平均无故障运行时间：大于10000小时；可用率：系统总体平均可用率在99.99%以上；稳定性：主机系统能够保持7*24稳定的不间断运行
6. “安全性和保密性”
OA系统的开发设计既考虑信息资源的充分共享，更要注意信息的保护和隔离，因此系统应分别针对不同的应用、不同的网络通信环境和不同的存储设备，采取不同的措施，包括系统安全机制、数据存取的权限控制等以确保系统的安全性。
其中，采取的措施包括但不限于以下
平台安全：架构设计考虑安全性要求，平台软件达到安全设计标准。
应用安全：权限控制、支持身份认证接口、防篡改、防暴力破解等措施完善，并且可以跟USBkey、CA、IP地址限制等各种安全措施进行方案组合。
数据安全：支持文档安全软件整合技术，从而做到数据传输加密、远程安全访问、数据存储加密，并且可以VPN等各种安全方式进行绑定，支持入侵检测与防御系统、防火墙的应用。
容灾备份：支持各种容灾的软硬件设备的使用等。
管理安全：提供完善的日志功能，能够记录系统使用人员的关键操作，保证系统应用的安全
密码策略：初始密码强制更改、启用图形验证码、支持USBkey接口、密码过期控制、密码错误次数控制、密码强度设置等，从而防止暴力破解和恶意攻击。
系统网卡麦金塔和IP的绑定；支持CA认证、数字签名加密技术；支持电子钥匙（Ukey）技术和指纹Ukey技术；支持安全套接（SSL）技术；软件系统严密、灵活的访问安全控制，功能授权与数据范围授权结合；
系统有整体的用户/权限管理体系，可统一进行用户/权限的管理，实现到字段级的查询、修改、管理权限控制；系统提供用户认证、数据传输、数据存储、数字签名等安全手段接口，可在各个环节提供对第三方安全认证系统的支持。
7.“可扩展性和易维护性”
为了适应未来的业务拓展和项目的功能扩展，必须充分考虑以最简便的方法、最低的投资，实现软件系统的扩展和维护扩展。
因此，在OA软件系统的开发设计中，需要考虑到应用及系统不断扩展的要求，以形成一个易于管理、可持续发展的体系结构。未来业务的扩展只须在现有机制的基础上，增加新的应用与服务模块。一方面当应用量增加，用户数增加时系统可以平滑增加服务器的方式来支撑新的压力要求发；一方面，当新的技术和产品出现进行升级时，系统能够平滑过渡而不影响用户的使用；另一方面，产品有新的功能增加时，可以通过插件和模块定制平台的方式，轻松实现业务的扩展。
在设备选择及网络方案上坚持开放性原则，使系统对各种硬件设备的互连互通；在软件上支持跨平台和开放数据接口，便于与其它系统软件互相集成，未来支持与业务系统、门户等系统的单点登录集成，在可获得相应系统的数据结构情况下，实现与这些系统的应用、门户、数据等各层面上无缝连接。
系统的管理和维护，应该采用集权和分权相平衡的思想，如OA产品设置了系统管理、应用管理和个人管理对系统进行分层授权和分层维护。
利用系统提供的工具，无须编写代码，方便用户自行进行客户化功能改造，方便用户自行定制界面数据项的显示；同时在网络或系统出现问题时能及时、快速地恢复系统的正常运行，保证系统的可恢复性，具有较高网络系统的抗干扰能力。
8. “美观性和易用性”
系统用户界面的设计采用Web2.0用户界面设计技术，界面根据用户需求灵活更改（增强标签分类特性），注重用户体验，使系统各项功能易见、易学、易用、易维护、易管理。
作为全员应用系统，易用性和用户体验是项目成败的关键要素。所提供的产品采用B/S的登录方式、可以采用电脑、手机等各种方式下登录，采用了AJAX、图形化编辑器等各种新技术，并且易读、易理解、易操作，用户界面简洁、美观、友好，易于用户掌握、操作和使用；系统管理的使用及管理也以简便、易于操作、方便实用为准则。
严格遵循易用性六原则，实现从产品的部署、登录、使用、维护、升级、扩展的全方位易用，从而提升系统的黏着度；提供统一的访问地址，便于用户使用。在登录页为用户提供加入收藏、设为首页等操作，方便用户以后快速访问系统；具备风格一致的友好的用户界面，图形显示直观，工作流程从设计到使用全程图形化；
美观性，相比易用性来讲并不是很重要，这如同一个美丽的姑娘，第一眼打动你的可能是表象，然后持续感动你的往往是她的内在。
9. “大并发能力支撑”
作为集团化、多组织、大用户的单位，OA软件系统的开发设计，应该支持应用和数据库等多重负载均衡能力，支持附件服务器和数据库服务器分离技术，从而支持数万用户同时在线和同时操作的能力，不会因为用户数的增长或者信息量的增长，而导致系统响应能力下降。
系统并发能力：通过集群方式，在技术上没有并发上限，因此能完全保障用户未来的人员扩张需要。
协同管理软件在中国的发展已经走上了规模化的道路。大工程也好，小应用也罢，国内企业对于协同OA的依赖越发强烈。虽然市场与产品已经成熟度较高，但随着行业竞争的加剧以及企业用户个性化需求的不断衍生，协同软件厂商需要面对的道路并不平坦。可以说，国内协同OA的实施成功率仍然有限。那么，作为现代企业管理运营中的“必需品”，本土协同OA产品究竟应该走向何方呢？
协同OA应用趋势一：与时具进的功能匹配
协同OA功能的匹配度一直是企业用户关注和选型考量的重点。由于各行业的业务涉及范围不同，在内部组织结构和管理流程上也会有所差异。有些OA以自主开发的应用服务控制中心，替代了原apache自带的监视器，形成了全新的控制中心，可以全面管理相关软件的后台服务。
对于应用广泛的B/S架构，其优越性自不用说，但也有其不足之处。正是看到了自身的问题，在有些OA中，特别增设了任务调度后台服务，由此实现了自动化任务调度与管理功能，可随用户需求自行定义定时任务，例如工作流自动催办，传真自动收取等，极大程度的弥补了B/S架构的不足之处。
在用户的易用方面，企业的需求也是与日俱增——“没有最易，只有更易”。基于此，有些OA采用加密锁进行软件保护，以此方便用户获得授权，实现即便更换服务器也不需要重新授权；并且，全新设计的内部短信系统，更便于批量查阅，批量执行关联操作，避免更多打扰。与即时通讯系统配合使用时，还可实现内部短信无延迟提醒；工作流中加强的表单设计器，提供向导功能，控件唯一编号，防止数据错位；多达200余项的人性化设计改进，满足了各类用户的不同使用习惯。不仅如此，有些OA还与3g手机应用整合，通过手机便可访问OA系统。
通过这些新功能的推出，也将国内协同管理软件易用性的标准提到了新的高度。正所谓，跑赢用户需求，才可跑赢市场。
协同OA应用趋势二：驾驭无限业务的超高性能
高级跑车必定拥有高性能，协同OA也不例外。面对时下企业高强度竞争态势以及高负荷的工作量，协同管理软件的高性能保障已经成为博得企业用户信赖的关键因素之一。
OA系统可实现大用户量时性能提升30%或更高，节省数千乃至数万硬件升级费用，这对处在金融危机下急需“开源节流”的企业而言是再好不过的消息了。
而对于企业越来越庞大的团队带来的访问量，以及不断激增的数据和各种并发效应，OA系统在新版中，特别为此进行了针对性的设计。首先，以在线人员列表智能缓存，采用后台定时任务，自动缓存在线人员列表，由此提高超大用户量时的性能；其次，配套数据压缩功能，可大幅度降低数据库占用的磁盘空间（减少至1/8），达到提高磁盘读写速度的效力，从而提高数据查询性能，并针对邮件、日志等大量文本信息的数据表，建议定期压缩；再次，OA系统优化了短信群发性能，实现大量群发时分批发送，避免了集中操作对服务器造成的瞬时压力。
在此基础上，OA系统还在诸多环节进行了性能强化，譬如：优化定时任务、工作流预解析、缓存高频度访问页面等。
可以看到，在现代企业高强度的业务压力下，对协同OA的性能要求也在变得越发严峻。
协同OA应用趋势三：坚不可摧的稳定性保障
稳定性，无论对于个人或是企业来说都是至关重要的。个人生活如果失去稳定性，那将是没有结果的未来。企业如果失去稳定性，后果不堪设想。协同OA作为支撑企业办公管理全过程的应用软件，稳定性的重要程度不言而喻。
OA系统将MYSQL数据库升级至5.0 数据库版本升级，除提高稳定性外，通过数据库新特性（视图等）的应用，还可带来性能提升；另外，apache版本也升级至了2.2.11 ，由此提高web服务器的稳定性；随之又添加了后台服务自修复机制，使后台服务可以互相监测，遭遇异常后可自行恢复，无需人工干预。
协同OA应用趋势四：信息时代的绝对安全系数
安全、安全、还是安全！在现今的中国，一切都是以安全为准则。尤其对于信息时代，互联网的普及至使大量私人信息公诸于世，究竟怎样才是真正的安全呢？谁都没有答案。
这也直接导致，企业在应用管理软件产品时，将安全保障能力作为了考量的重要标准。对此，OA系统在客户端利用非对称加密算法对用户密码进行加密后传输到服务端，防止黑客截获网络数据获取用户密码；并在改进考勤、公告、工作流等的管理权限检查等方面进行了全面优化，更加严密了管理权限的检查，令产品应用方便且安全。
协同OA应用趋势五：环环紧扣的贴心服务
软件即服务，这已经成为业界公认的准则，协同OA的发展趋势也正在证明该观点的正确性。随着协同OA在国内的普及应用，产品同质化的现象不可避免，这便凸显出了领导厂商的贴心服务能力。
OA系统提供了即时通讯，以超高性价比的企业内部即时通讯系统，与OA系统完美整合，实现无延迟任务推送与便捷沟通，提高工作效率20%或更高，并可替代QQ或MSN，避免影响员工工作效率。
OA系统还率先推出了终身免费升级的服务模式，即标准版、企业版OA，用户可通过补版本之间差价，获得终身免费服务与升级，实现真正的零风险应用。此外，OA系统良好的开发平台可提供70%源码，支持企业用户进行深度的二次开发。
结束语：可以看到，OA系统在创新应用的基础上，抓住了企业管理成败的关键要素。这也是国内诸多协同管理软件厂商共同努力的方向——全维度提升OA价值，实现企业管理升级。
发展
第一代OA
以email、个人office办公软件处理为核心，个人来处理日常工作，在组织内缺乏很好的沟通渠道。
第二代OA
主要是以传统的收发文管理，档案管理为主。加入了很多的辅助功能如，BBS、公告板、名片夹、日程安排、报告管理、图书管理、车辆管理、公司大事记等小功能。
第三代OA
在第二代OA的基础上加入了文档管理、人事的管理、资产的管理，特别是在流程方面逐步得到了加强。功能还是相对对立，尤其是与企业的业务还是没有挂接上来，也是停留在将工作电子化的程度。
第四代OA
和其他应用系统紧密集成的，完全采用Web技术的，流程优化以及基于知识的管理的办公管理系统。第四代OA的特征：
1、集成。
由于大量的信息孤岛式的建设，他们之间很少能够紧密协调起来。就前端来说，我们经常需要进行退出一个系统然后再进入另一个系统，并且发现数据常常不一致，他们往往具有多个供应商提供的多个系统，需要系统实现的信息的无障碍传递。
2、完全基于web。
从用户的使用技能和接受程度以及系统的维护成本考虑，WEB界面最容易接受。另外从集成方面来讲，必须采用人人支持的web标准如HTML，ECMAScript，ActiveX，IIOP，DHTML，XML,JAVA等才能在一个界面下容纳，否则的化，技术难度就会导致集成不可能实现。
3、流程优化
对于流程，熟悉办公自动化系统的人就会想起收发文的流程。那是非常完善的、符合层级结构的、效率低下的流程。对于如何优化该流程，如果我们宥于原有的思维模式和知识领域，我们无法获得更多。必须基于流程管理思想对业务流程进行重组。（办公自动化系统和管理结合在一起）
4、基于知识的
进入知识经济时代，我们人人都是知识工作者，要求办公自动化系统必须具有知识内涵，或者说是基于知识。提供知识管理所需的最基本的IT工具，知识存储库和知识交流场所，更高级的意义上提供，基于知识的岗位要求和评估体系。
选型关注点
为了避免正在选型的CIO走弯路，及为后来OA选型迷茫人士一些成功经验，全力迈入OA信息化建设大路，提炼出了以下几点，助力CIO走好OA选型这步棋。
OA厂商气质
OA办公系统由OA厂商全心打造，考察OA产品，其实是在考察OA厂商的“气质”。这种“气质”是由内而外散发出来，能够让OA客户自然的感受到，有“气质”的OA厂商：以客户OA项目成功为重，有责任感，将服务做到实处。我们提醒OA选型人士，仔细甄别哪些OA厂商只重市场占有率，哪些OA厂商才真正关注客户。
OA产品配置
通过OA厂商气质考察一关的OA厂商，还要看其OA办公系统的详细配置。其具体功能配置能够很好地处理企业日常工作、核心业务，以及与其他系统之间的整合集成，同时满足企业未来发展对OA开放性、管理性、维护性的要求，自然是CIO的理想之选。
一般来讲，OA办公系统的基本模块包括：协同工作、表单应用、公文管理、电子邮件、文档管理、计划管理、公共信息等。如果以给企业带来价值大小的纬度对所有OA功能模块评估的话，基本上遵循80：20定律，其中工作流程模块、协同工作模块、项目管理模块为企业带来的了80%的价值，其余的模块带来20%的价值。CIO需要重点考察工作流程、协同工作、项目管理的技术水准，成为产品选型的不二选择。
OA廉价陷阱
往往廉价的OA办公系统，越经不起企业长期应用的考验。CIO眼中的廉价的只是对OA厂商报价的判断，OA办公系统的全面成功应用，还需要将OA部署的软硬件环境成本、软件实施过程中参与人员的时间成本、培训成本、将来的维护难度和服务成本、数据集成的开发成本、升级成本和数据迁移成本等等统统纳入成本控制范围。
实施方法
结合十几年的咨询和实施经验，提出了“团队、工具、方法论，一个都不能少的”的实施理念，提炼了基于企业整体信息化规划，结合客户个性化需求的个性化成功地图，在该地图中，为帮助企业IT战略通往成功之路，实施阶段需要在团队建设、工具完善和管理方法论上下足功夫。
团队建设
项目经理的人选要求是具备一定软件技术的、更强调非技术方面的顾问咨询、项目管理的综合素质很强的人才。有效控制项目质量、项目进度、带领团队成功完成项目实施，是项目经理的职责，而不是合同签订下来，派个会用产品的低端技术员去装好产品就了事了。以项目经理为中心，搭建领导小组、项目办公室、应用小组、技术小组、咨询小组，形成团队，这将是项目推进和成功的基础。
项目团队从软件应用的角度，帮助客户的实现管理落地。项目经理总在想方设法使客户的OA系统发挥效益，而不是只要验收付款就万事大吉。同一个软件交给不同的企业去用，他们的应用效果绝不一样。项目经理的一个重要任务就是结合客户的实际业务情况，指导客户将已有功能用的炉火纯青，使普通用户能得到满足需求的、美观的、易用的、有创意的、灵活的、变通的功能应用，从而帮助客户实现系统应用效果最大化。
完善工具
协同OA系统的实施是一个复杂的系统工程，因为一方面OA系统的实施是全员的，涉及面很广，一方面OA系统的实施涉及到众多业务系统的集成，是跨系统的，另一方面OA系统的实施周期较长，不是三五天可以解决问题，因此，若要全面提高项目的实施效率，必须借助于先进的工具。
在协同OA系统的实施过程中，首先会采用项目管理软件，对OA系统的整个项目进行阶段划分、人员分工、任务分解、文档共享、过程协作和资源调度，并且通过OA系统双系统运作的方式，为客户提供更快的融入和学习支撑，在实施过程中，还提供了专家支持系统对项目中的问题处理进行专家诊断和问题排除，同时，实施过程中，提供了各种专业的电子工具，帮助对过程进行质量控制，这些都将大大提高实施的效率。
标准化
所谓标准化实施管理方案，是通过项目管理理论的支撑，对项目过程进行标准化的质量控制，一般情况下，都会严格都参照成熟的项目管理体系，对项目进程进行全过程管控，将项目划分成7个关键阶段，每个阶段拆分成5-8条核心任务，每项目任务责任到人、设定完成和交付标准，并且通过过程文档的交付和检查，对项目进行多维度质量管控，从而保证最终的上线会是可靠的、可用的、可交付的，从而大大提高了用户的满意度。
设计理念
设计理念
协同OA是在研究现代组织实践案例和管理理论发展方向的基础上，结合神经网络的研究成果而设计的协同管理系统。它以动态组织为行为主体，以工作流为传导模型，以任务为处理模型，将组织行为的复杂性通过三者的结合充分表现出来，从而帮助实际组织解决管理过程中的复杂课题。
组织价值在于“使用有限资源创造最大化价值”，现代组织的典型代表是企业，企业创造价值是通过三个层次进行体现的，即战略、战术与执行。战略，是领导意志的体现；战术，是管理方式的体现；执行，是操作能力的体现。任何战略和战术意图最终都是通过执行来实现的，但在战略决定战术、战术决定执行的同时，执行也反过来影响战术、进而影响战略。但遗憾的是，在企业的实际运行中，常常出现的情况是：因为执行环节上出现问题，而最终使战略意图变得面目全非。
协同OA将执行中的三个要点：执行者、目标与过程管控，通过动态组织、工作流和任务三者，将执行相关的各种信息和应用紧密集成在一起，并用权变组织、网状沟通、关联结构和控制反馈四个管理模型实现各个执行体之间的融会贯通和统一管理，从而为企业提供实现人力资源、资金资源、产品资源、客户资源、知识资源的高度整合和统一的工具，帮助企业逐步走向虚拟管理、敏捷办事和互动沟通的高级形态。
管理思想
针对"信息孤岛"、"应用孤岛"和"资源孤岛"，泛微在提出协同管理三大基本思想，即"信息网状思想"、"业务关联思想"和"随需而应思想"。
"信息网状思想"：
企业中的各种信息都是存在着联系的，例如费用报销，这笔费用是什么时间花的，为哪个项目花的等等这些都是与报销单相关的信息。如果这些关联的信息被封存在不同的数据库或应用平台中，审批者就只能得到简单电子化的报销单而无从获得更多的信息以支持决策。协同管理则提供了更好的解决方案，它将各种分散的、不规则存在的信息整合成一张"信息网"，每个信息节点之间依靠某种，或某几种业务逻辑关系进行关联，访问者就可以完全突破信息孤岛的困扰从而轻松自如的穿梭在这张信息网中并获取自己关心的信息。在协同管理平台中，审批者可以从这张报销单开始，迅速了解各种关联信息，包括费用花费的时间、地点、金额，并进而了解这笔费用花费后的项目进展情况，总体预算情况等等。管理的一个重要方面就是对真实的、全局信息的了解，而协同管理无疑提供了这样的可能性。
"业务关联思想"：
一个形象的比喻，现代化企业就象一台不停运转着的精密机器，企业的各个业务环节就象是机器上的各个部件，任何一个部件出了问题就会对整台机器的运转造成影响。从表面上来看，企业的业务被分为各个业务环节并归属于某个部门或某个人员负责，事实上这些业务环节之间有着千丝万缕的关系，更为重要的是他们都必须为企业的共同目标而运作。例如一个客户会，会涉及到客户名单（销售部业务）、市场宣传资料和方案（市场部业务）、相关物资领用或采购（行政部业务）、发票和费用（财务部业务）等。关注某个或某些业务环节的传统软件由于无法对其它的业务环节进行统筹管理，因而企业就不得不在多个应用软件之间切换以保证同步运作。而协同管理平台则可以对这些业务环节进行充分的整合并纳入统一平台进行管理，任何一个业务环节的动作都可以轻松"启动"其它关联业务的运作，并对相关信息进行及时更新，从而实现业务与业务之间的平滑链接。
"随需而应思想"：
企业的各种资源，包括人、财、物、信息和流程组成了企业运作的基本要素。协同管理将这些资源整合在统一的平台上，并通过网状信息和关联业务的协同环境将它们紧密的联系在一起。然而要进一步实现对这些资源的协调和优化，很重要的一点就是这些资源能够随着企业的某个目标或者某项事务而被灵活的组织起来并进行协作，为这个目标或事务"各司其能"并发挥最大的价值，换言之，也即各种资源能够随企业的需要而及时的响应并突破各种障碍实现一致性协作。例如人与人之间的协作，在企业的每个角落里每天都在发生着。在协同管理平台中，人与人之间的屏障被打破，并可被随时调动起来组成跨部门、跨企业、跨地域的"虚拟团队"。比如说一个项目的进行，随着项目的建立，各个部门的有关人员都可被加入到项目团队中，甚至可包括企业外聘的专家、相关客户、合作伙伴等。为统一目标而设的"虚拟团队"成员可以共享项目信息、被分配各自的任务、接受项目经理的监督、相互之间就某个问题进行探讨、参加网上的项目会议等。当然在这样的例子中，"虚拟团队"不光包含了人，还包含了财、物等资源，例如会议室、项目资料等。而在协同管理平台中，这些资源可以突破各种障碍而被迅速找到并集合到一起，并实现它们之间通畅的沟通、协调，从而保证目标的达成。
总结而言，协同管理的本质就是打破资源（人、财、物、信息、流程等）之间的各种壁垒和边界，使它们为共同的目标而进行协调的运作，通过对各种资源最大的开发、利用和增值以充分达成共同的目标而进行协调的运作，通过对各种资源最大的开发、利用和增值以充分达成共同的目标。
历史演变
起步阶段
（1985年―1993年）：是以结构化数据处理为中心，基于文件系统或关系型数据库系统，使日常办公也开始运用IT技术，提高了文件等资料管理水平。这一阶段实现了基本的办公数据管理（如文件管理、档案管理等），但普遍缺乏办公过程中最需要的沟通协作支持、文档资料的综合处理等，导致应用效果不佳。
应用阶段
（1993年－2002年）：随着组织规模的不断扩大，组织越来越希望能够打破时间、地域的限制，提高整个组织的运营效率，同时网络技术的迅速发展也促进了软件技术发生巨大变化，为协同OA的应用提供了基础保证，这个阶段协同OA的主要特点是以网络为基础、以工作流为中心，提供了文档管理、电子邮件、目录服务、群组协同等基础支持，实现了公文流转、流程审批、会议管理、制度管理等众多实用的功能，极大地方便了员工工作，规范了组织管理、提高了运营效率。
发展阶段
协同OA经过多年的发展已经趋向成熟，功能也由原先的行政办公信息服务，逐步扩大延伸到组织内部的各项管理活动环节，成为组织运营信息化的一个重要组织部分。同时市场和竞争环境的快速变化，使得办公应用软件应具有更高更多的内涵，客户将更关注如何方便、快捷地实现内部各级组织、各部门以及人员之间的协同、内外部各种资源的有效组合、为员工提供高效的协作工作平台。
基础功能
首先，协同办公平台首先是一个沟通平台。这里的沟通并不限于团队的信息传达或者通讯，协同全面实现沟通过程的时效性、完整性和有效性。
其次，协同办公平台是管理和协作的平台协同办公平台必须能够实现团队协作，比如，项目管理、流程管理、事务管理等等。这样才能做到随需应变，动态适应，实现柔性管理。
协同办公平台是知识中心和应用运行支持平台。人和行为的协同就要以人为中心重新组织应用、数据、信息和知识。
从某种程度上说，协同办公平台就是每个团队成员的随身的办公室。同时，在此平台之上还要能够部署一些应用，如人事管理、ERP系统等，开发各种协同化的应用——也就是具备协同特征的各类应用软件。
要实现前述协同办公平台必备的功能，就必需满足以下几个要求，也就是协同的基本特征：协同办公平台要支持完全的移动性，实现可以利用可以使用的一切网络资源；系统必须能实现跨地域、跨组织、跨系统、跨网络的互通性，实现相互独立的不同应用系统可以自然融合；必须具备动态适应能力，一种柔性管理能力，并且能够实现与刚性管理相结合。
OA关系
传统的ERP/CRM等管理软件多侧重于管理包括现金流、物流，建立一个刚性的管理系统，并且呈现出流程化、规范化的特征，而OA软件则转向管人、管事，后者称为“老板级的信息化”。
企业发展变化快，不光是新产品推出快，整个组织结构也要快速变化适应新形势。但ERP很难做到这一点。ERP要求企业所有的流程都要为了适应它而重新规划重组，它要适应后台管理的变化真是无能为力，这却是OA的强项。
OA使用户的管理及业务人员不再受办公室和网络的约束，从而实现一种移动办公、在家办公、远程办公等多种办公形式。另外，虽然坐在办公室内，管理的范围却并不局限于办公室，远在万里之外的分公司、办事处、其他城市的合作伙伴、经销商等，所有的沟通管理都可以突破办公室的边界。
所以，上过ERP的厂家，会需要OA软件作为补充；一个企业想上信息化系统的时候，也可以选择先上OA软件，通过OA软件建造一个柔性系统，将来再逐步地去扩展刚性系统。
造型误区
些年来，企业信息化建设迅速发展，OA软件迅速普及，媒体和厂商都在大力宣传，各种概念、观点、产品纷至沓来。国内很多企业实施了OA项目，相关产品也应接不暇，但在选与被选之间总有诸多"不对称"，以致背道而驰，难于"双赢"。那么企业如何正确认识OA？在OA选型中存在哪些误区？
误区一、认为OA就是行政办公，就是收发文。
误区二：认为OA只是文件的审批和管理。
市面上的很多的OA是采用非关系性型数据库，主要是基于lotus平台，该平台是封闭式的平台，是文档型数据库，在技术上存在很多先天性缺陷，一般应用于早期政府的收发文，政府信息化招投标也基本上是向j2ee平台架构过渡。在国外lotus主要是应用于邮件服务器。OA不仅仅是文件的审批和管理，关键是作为企业管理软件进行企业管理最终一定要跟财务发生关联，才能最大化发生作用。比如：在OA的应用企业中，很少企业抛弃报销，借款，付款等审批流程。因为报销与手工实现的方式有根本性的变革。手工审批各审批环节都需要手工签字才能逐步走到下一个环节。
误区三：认为OA是ERP的一部分，认为OA很简单，是从属于其他系统。
OA的管理思想与ERP完全不一样，ERP主要注重在物料，物流，资金的管理，是以结果为导向。OA与ERP的发展思路和管理思想完全不一样，OA注重对人和过程的管理，通过管人来管理具体的事务，这些事务每天都可能在变化，所以OA强调灵活性和协同性。因为企业人与人之间的协同是需要流程来规范。所以OA的核心是以人力资源为核心(人力资源主要是进行权限和安全体系的控制)，以工作流为血脉的核心平台，在该平台上再搭建其他的应用功能模块，同时OA的牵涉的范围比ERP要广得多，涉及到各个部门的应用，所以OA需要门户，不同用户，不同权限的人进入系统看到的都是与他们工作相关的信息，没有权限的信息都看不到。
作为管理层门户是汇总员工平时工作信息生成统计报表为管理提供决策支持，以及所有审批的信息都汇总到管理层门户。同时管理层也可以通过宏观数据监控和查询到微观数据。所以OA的发展趋势是成为协同管理平台，作为管控内部资源和外部信息交流的平台与ERP构成了企业信息化的基石。
误区四、认为OA的终极目标就是手工转为电子化。
协同OA作为一个管理软件，一定要把一些先进的管理和设计理念通过软件进行固化来为企业管理提升价值，否则为了电子化而电子化对企业没有太大的管理价值。手工转为电子化只是OA的第一步，对管理层来说，企业实施OA是需要花费很大的人力，物力，财力去实现，关键是引入软件这一工具来对管理进行变革以适应外部的竞争和企业发展。所以OA对企业管理核心有几方面：
第一：提升企业办公效率同时，重在执行力的提升
手工的审批在速度和效率上跟不上时代的发展，更重要的是领导者无法有效监控到员工日常的工作。对流程的审批不知道停滞在那个环节、那个部门、原因在那里。很多管理制度的确立，到底员工是否关心，执行没有，执行花费多长时间并没有得到有效反馈，也就没有办法改进和提升，所以造成管理层的政令很难有效执行。
第二：OA的终极目的最终是为企业战略发展和管理服务
OA的整个管理思想是以人为核心，以管控企业运营过程为目的，通过管人来实现整个企业规范运营。所以它区别于以物料为核心的ERP，以资金为核心的财务，以物流为核心的进销存。这些业务软件的核心特点都是以结果为导向，精细化管理为主，对过程的管控比较缺乏。而OA，更进一步说协同OA，面对的是组织行为，强调的是企业资源的整体运作。所以OA与这些业务软件是相得益彰的。那么OA的终极目标是什么呢？最终把OA作为一个不同部门，不同岗位员工日常业务办公的平台，员工每天办公的数据按照权限自动汇总给相关权限的管理层生成统计报表从而给公司的管理提供决策支持。如果员工办公的数据不能沉淀为管理层需要的报表，我们认为OA以人为核心的软件是无法做到进行有效对管理过程进行控制的。
第三：规范公司的管理，避免人为的因素：
手工审批受人为因素影响较大，所以企业很多的管理制度和法规不能有效执行，中国很多企业初具规模就提出法制。所以软件是法制最好的执行手段。对于刚刚进行信息化的企业，前期需要一个过渡期进行缓冲，但是最终公司的管理是需要规范的，当然规范需要允许进行适当的调整。所以企业的流程是需要沉淀以后最终会被固化下来。所以企业的流程关键是经过梳理、沉淀进行优化最终找到管理的规律。
当然对于不断规范的企业前期OA系统是需要支持一些人为因素，经过不断规范，最终找到适合企业的管理规律。所以强调OA流程既需要很强的自主判断能力，又要非常灵活以适应企业业务流程和组织架构的变更。因为企业员工每天的工作都很忙，不能指望通过员工记住很多的管理制度来进行人为判断，比较现实的是员工提交流程，系统自动根据员工填入的内容进行自动判断进行相关领导审批，以此来规范整体的管理过程。
第四：部门与部门，员工与员工之间信息的沟通和共享
在手工时代，部门与部门之间无法进行充分的信息共享与传递，所以导致很多重复性的工作。同时企业很多事务是需要跨部门运作，员工与员工之间工作的协同迫切需要一个平台来支撑。而OA是很高的工具，借助这一平台，将跨地区、组织、部门的员工紧密地联系在一起。
第五：知识的沉淀和痕迹的保留
对任何企业来说，都会有员工流失，都会有新的员工进来。流失的员工对于企业来说，等同于资源的流失，特别是对于关键业务岗位的员工。企业需要有一个平台来记录员工日常的核心工作和他掌握的公司的核心资源，以方便后续员工快速交接和跟进，避免企业造成损失。同时对于新员工培养成一个适岗的员工，企业需要花费很大的代价，如果通过OA系统把相同岗位的员工所从事的工作的痕迹和经验共享给新员工，这会大大缩短新员工的培训时间，并节省公司的培训费用。
第六：加强对员工日常行为的考核：
很多企业对员工的考核都停留在印象打分上，这样不利于留住优秀的人才。通过OA系统，可以把员工日常工作情况所产生的成绩作为考核的部分依据来对员工进行动态的绩效考核。来充分调动员工积极性，使企业在快速发展中快速积累所需要的人才。
所以OA不是一个无纸化的软件，而是一个管理工具，通过它来贯彻企业管理制度的执行，传播企业文化，通过流程的规范、知识的沉淀、员工的配合和协作来促进企业中人与组织的和谐发展。
误区五：认为OA实施很简单，是信息部门的事情。
OA作为管理软件，最终应用到企业，软件只是一个工具，关键靠人去用，企业应用深度与否取决于企业领导层重视程度，以及配套的管理制度保证和供应商的服务能力，两者缺一不可。仅仅通过信息部门或者某一个部门去推动，最终只会导致在整个公司应用的失败。同时供应商一定需要有丰富的实施应用经验来帮助企业推进项目实施进度和规避实施风险。所以对于供应商的选择不仅仅是产品。当然光有快速反应能力没有解决问题的能力也是不可以的。所以在选择供应商时，建议选择专业定位于OA的有过众多成功案例的知名厂商。
误区六：认为OA马上就可以见到效果，认为OA可以一蹴而就。
OA是一个系统工程，需要整体规划，分步来实施，关键是企业需要把目前最迫切，最关键，见效最快的需求先提炼出来，在此基础上逐渐加深应用，然后在扩展新的需求。很多企业对OA的选型有很大的局限在于认为满足当前需求就可以，其实OA的深度和广度可以很深很广，很多企业因为对OA的规划不了解，所以导致OA在应用过一段时间以后遇到瓶颈。建议企业前期需要规划好，然后按照企业实际需要在今后几年在加深应用深度的基础上，分步实施需要的功能。
企业信息化是企业发展的必经之路，推广和实施OA，根本目的不仅是帮助企业建立一套完整的信息化管理系统，更重要的是透过先进的管理思想和方法实现管理的提升、业务的改善，促进企业制度与文化、人与组织的和谐发展。这就决定了企业在OA或OA的选型过程中必须立足企业的实际需求，转变以往的思维方式和观点，从OA真正在企业信息化过程中发挥的重要作用出发，从企业战略出发，选择企业所需要的OA系统。
发展趋势
从企业公司、事业单位、政府机构对管理信息化的角度来看，无非会集中在三大方面，即协同OA类、ERP类、BI类，通过这三大类的信息化推广，可全面部署内部管理信息化的支持体系。
随着信息化的全面推进，三大类的信息化，会你中有我、我中有你的趋势，但对于各阶层的使用者来看，可集中通过协同OA单一入口，灵活处理协同OA中工作内容、也可以及时处理ERP数据、以及对内部数据的数据报表分析。
三者关系可见右图：
总体架构
真正的JBoss架构、优异的跨平台特性
ü 采用J2EE多层技术架构，B/S模式；
ü 支持Windows、unix、Linux等主流操作系统；
ü 支持Oracle数据库 Weblogic、IBM Websphere等主流应用服务器；
ü 表现层采用Struts框架结构使得系统结构更清晰化，代码复用性强，易维护；
ü 业务逻辑处理采用EJB，它封装了对事务的处理，可以使程序运行更安全，可以方便的分布式部署，使系统能承受很大的压力；
ü 持久性方面采用Hibernate，使得系统数据库无关性，可适应主流关系型数据库，编写程序时按照面向对象的方式写程序，可维护性高。支持ORACLE、DB2、SQL Server等大型的主流数据库；
ü 利用XML作为系统接口的数据交换标准，进行信息资源整合；
ü 采用自主知识产权的、高性能中间件技术，如ezFLOW工作流中间件等；
ü 跨平台性，可任意移植到多种平台下，节省用户的投资；
ü 技术平台具有广泛的支持力，JBoss技术规范得到了无论是国际性大公司还是自由开发者的广泛的支持，具有很好的发展前景。